Dieser Eintrag wurde an die Anforderungen des Projekts ab Frühlingsedition 2017 angepasst.
Zum Abschluss jeder Edition des Projekts muss ein Samstagskurs vom Kursleiter abgerechnet werden. Genaue Hinweise zur Abrechnung des Projekts finden die Kursleiter in einem Infoblatt, das ihnen zu Beginn jeder Edition freigegeben wird. Die Informationen im Infoblatt sind verbindlich und regeln die meisten Aspekte des Projekts. Für Sonderregelungen und in Zweifelsfällen gilt: Holen Sie sich immer eine schriftliche Stellungnahme des VdG ein.
Im Folgenden ein paar Hinweise für Kursleiter und DFKs, die ihren Samstagskurs beim Veranstalter VdG abrechnen wollen.
Termine eingehalten?
Der Termin der Abrechnung steht jeweils im Infoblatt. Besonders dann, wenn die Unterlagen per Post eingesandt werden, müssen sie bis zum Abrechnungstermin beim VdG eintreffen.
Bei Ihrem persönlichen Besuch im VdG brauchen Sie jedoch einen Termin. Beachten Sie, dass das Projekt von mindestens 70 Kursleitern abgerechnet wird. Das erfordert Zeit und Zeitplanung. Deswegen sollen Sie vor Ihrem Besuch im VdG einen Termin vereinbaren. Kontaktieren Sie dafür die Buchhaltung des VdG.
Alle Kind-Anmeldungen vorhanden?
Die Zahl der Formulare, die von den Eltern unterzeichnet wurden, muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen.
Stimmen die Verwaltungsgebühren?
Die Summe der Verwaltungsgebühren muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen. Vergleichen Sie dazu die Einträge im Klassenbuch, die Kind-Anmeldungen und die Einzahlungen der Eltern.
Evaluation durchgeführt?
Sie bekommen per E-Mail ein elektronisches Formular mit einer Reihe von Fragen zur Evaluation Ihres Samstagskurses. Füllen Sie das Formular bis spätestens dem Entermin der Abrechnung der jeweiligen Edition aus. Dann wird das Formular deaktiviert.
Nach dem Ausfüllen des Formulars bekommen Sie in Ihrem Browser diese Bestätigung:
Ihre Antwort wurde gespeichert.
Ich bedanke mich für die Zusammenarbeit.
Koordinator des Projekts.
Wenn Sie Ihren Kurs mit einem zweiten Kursleiter durchgeführt haben, muss jeder von Ihnen einen separaten Evaluationsbogen ausfüllen. Sonst gilt die Regel: "ein DFK = eine Evaluation".
Das Formular ist immer in deutscher Sprache auszufüllen.
Technische Probleme?
"Ich kann manche Felder und Optionen im Formular nicht anklicken." - Dies kann mit Ihrem Browser zusammenhängen. Wechseln Sie Ihren Browser bevorzugt zu Chrome. Vor der Nutzung des Internet Explorers oder des MS Edge wird abgeraten. In Ihrem Browser muss eventuell die Vergrößerung des Textes angepasst werden. Dazu die Taste "Ctrl" halten und am Mausrad drehen.
Immer noch unsicher?
Füllen Sie die Evaluation einmal aus, denn mehrere Versuche verfälschen das Ergebnis. Wenn Sie also den Evaluationsbogen abgeschickt haben und nicht sicher sind, ob die Evaluation gespeichert wurde, kontaktieren Sie den Koordinator. Ihre Einträge im Evaluationsbogen können genau verfolgt werden.
Fotos auf CD/DVD?
Als Dokumentation des Projekts müssen Sie 10 Fotos auf CD oder DVD brennen. Damit sollen unter anderem die Elterntreffen dokumentiert werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie maximal 10 ausgewählte Fotos vorlegen. Fotos, die auf Papier ausgedruckt wurden, sind zu diesem Zweck nicht geeignet.
Sie können Ihre Fotos auch in einem Cloud-Speicher (OneDrive, Dropbox, Google Drive o.Ä.) speichern. Von dort können Sie sie dem Koordinator des Projekts zum Downloaden freigeben. Sorgen Sie nur dafür, dass die Fotos mindestens eine Woche lang freigeschaltet bleiben, damit sie dann heruntergeladen und abgespeichert werden können. Das Brennen der Fotos auf CD/DVD übernimmt dann der Koordinator des Projekts.
Rechnungen in Ordnung?
Im Infoblatt wird explizit darauf hingewiesen, welche Einkäufe aus den Teilnahmegebühren finanziert werden können und welche Limits dafür gelten. Hoffentlich legen Sie Rechnungen vor, mit denen Sie diese Vorgaben einhalten.
Klassenbuch ordentlich ausgefüllt?
Ihre Angaben im Klassenbuch sind verbindlich: Kursdaten, Anwesenheitsliste, Themen und Unterschriften. Mit diesen Angaben dokumentieren Sie Ihre Arbeit.
Elternförderung-Teilnehmerliste vorhanden?
Mit dieser Liste muss der VdG dokumentieren, dass die Elternförderung nach den Voraussetzungen des Projekts zustande kommt. Hoffentlich konnten die Eltern beim Elterntreffen ihre Teilnahme auf geeignetem Formular mit einer Unterschrift bestätigen.
Heizungskosten in Anspruch genommen?
Jeder DFK hat Anspruch auf Rückerstattung der Heizungskosten, die im Rahmen des Projekts anfallen. Details findet man im Infoblatt. Ein DFK soll diese Leistung auf jeden Fall beim VdG bis zum Abschluss jeder Edition abholen.
Sonst noch Fragen?
Telefonnummern und E-Mail-Adressen finden Sie im Infoblatt.
