Eine Edition des Samstagskurses ist bald zu Ende

Eine weitere Edition des Projekts ist bald zu Ende. Zum Abschluss des Projekts ist jeder Kurs beim VdG abzurechnen. Im Folgenden ein paar Hinweise, die für unsere KursleiterInnen bei der Abrechnung von Bedeutung sein können.

Bastelmaterial und Bewirtung - Für vernünftige Anschaffungen sorgen

Artikel, die als Bastelmaterial oder Bewirtung eingestuft werden können, wurden vor allem im Infoblatt definiert. In Zweifellsfällen kontaktieren Sie den VdG und vergewissern Sie sich, ob Sie für Ihren Samstagskurs etwas kaufen können.

Einkäufe richtig belegen

Als Beleg gelten ausschließlich "faktura" oder "rachunek", die auf VdG ausgestellt wurden. Belege wie "paragon" gelten dabei nicht. Angaben zum Ausstellen von Rechnungen finden Sie im Infoblatt. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Einkäufe in dem Zeitraum machen, in dem Sie noch Ihren Samstagskurs durchführen.

Limits für Einkäufe einhalten

Sowohl für Bastelmaterial als auch für Bewirtung gelten vorgeschriebene Limits (siehe Infoblatt). Halten Sie sie ein. Sie dürfen die Limits nicht überschreiten, andererseits sollen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Gelder möglichst voll ausnutzen.

Belege ordnungsgemäß beschreiben

Alle Belege, die Sie vorlegen, müssen auf der Rückseite beschrieben und von Ihnen unterzeichnet werden. Genaueres dazu finden Sie im Infoblatt. Auf der Vorderseite einer Rechnung dürfen die originellen Einträge weder markiert noch unterstrichen noch durchgestrichen noch beschriftet werden.

Elterntreffen dokumentieren

Dokumentieren Sie das Elterntreffen einer Teilnehmerliste unterschreiben.

Eine Vorlage der Teilnehmerliste finden Sie im Online-Ordner "Samstagskurs für Kursleiter". Legen Sie die Teilnehmerliste Ihrer Abrechnung bei.

Abrechnungstermin beachten

In jeder Edition gibt es einen festen Termin für die Abrechnung des Projekts. Den finden Sie im Samstagskurs-Terminkalender. Falls Sie Ihre Unterlagen (Rechnungen und sonstige Dokumentation)  an den VdG per Post schicken, sorgen Sie dafür, dass die Unterlagen beim VdG spätestens am Abrechnungs-Stichtag eintreffen. Beachten Sie dabei, dass die Lieferung durch die Post oder sonstige Lieferdienste schon mal länger dauern kann als geplant.

Termin für persönlichen Besuch beim VdG festlegen

Möchten Sie beim VdG persönlich vorbeikommen, die Unterlagen abgeben und den Kurs vor Ort abrechnen? Dann kontaktieren Sie den VdG und legen Sie einen Termin fest. Hier die Kontaktdaten:

E-Mail: bianka.karolkiewicz@vdg.pl
Tel.: 77 42 30 325 Durchwahl: 112

Unterlagen zusammenstellen

Alle Unterlagen, die Sie für die Abrechnung benötigen, finden Sie im Infoblatt aufgelistet. Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Dokumente und Angaben zusammenpassen, z. B.:

1. Die Zahl der angemeldeten Kinder stimmt mit der Summe der Verwaltungsgebühren überein;
2. Die Zahl der Kinder stimmt mit der Zahl der "Kind-Anmeldungen" überein;
3. Die "Kind-Anmeldungen" stimmen mit Ihren Einträgen im Klassenbuch überein.

Verwaltungsgebühren abrechnen

Wenn Sie Ihre Abrechnung persönlich beim VdG machen, können Sie die Restgelder beim VdG an der Kasse einzahlen. Wenn Sie die Abrechnung per Post einsenden, warten Sie auf eine E-Mail-Nachricht mit genauen Hinweisen zum weiteren Vorgehen. Sie werden die Restgelder dann auf das Konto von VdG überweisen müssen. Die Kontonummer erhalten Sie dann per E-Mail.

Den Samstagskurs als KursleiterIn evaluieren

Zur Evaluation des Projekts bekommen Sie vom Koordinator einen Link zum elektronischen Evaluationsbogen.

Evaluation bei den Eltern

Zum Abschluss des Projekts ist der Samstagskurs auch durch die Eltern zu evaluieren. Zu diesem Zweck erhielten Sie Fragebögen, die von den Eltern ausgefüllt werden. Die Fragebögen legen Sie Ihrer Abrechnung bei. Die Ergebnisse der Evaluation (die Gesamtzahl der einzelnen Antworten) tragen Sie in ein Online-Formular ein, das Sie vom Koordinator bekommen.

Hat Ihr DFK die Heizungs- und Energiekosten in Anspruch genommen?

Ihr DFK kann die Heizungs- und Energiekosten, bei beim Samstagskurs anfallen, zurückerstattet bekommen. Informieren Sie Ihren DFK, dass diese Kosten für eine Edition des Projekts ausschließlich bis zum Abschluss des Projekts ausgezahlt werden können. Dafür muss aber ein DFK-Vertreter persönlich beim VdG mit einem DFK-Stempel erscheinen, um die Kostenerstattung zu bestätigen. In Sonderfällen kontaktieren Sie oder Ihr DFK die Buchhaltung des VdG.