SK-Aufnahmeprozedur im Frühling 2016 - keine Teilnehmerlisten erforderlich

Ab Frühlingsedition 2016 werden für die Samstagskurse keine Teilnehmerlisten mehr erstellt. Dies ist eine Regelung, die das Anmelden der teilnehmenden Kinder erleichtern soll. Deswegen gilt ab Edition Frühling 2016 die folgende neue Prozedur:

Das bleibt unverändert:

• Sobald das Aufnahmeverfahren beginnt, bekommen alle Kontaktpersonen per E-Mail eine Info mit notwendigen Formularen zum Anmelden des DFKs für die kommende Edition des Projekts.
• Der DFK meldet sich beim VdG zum Projekt an. Abhängig von der Zahl der Anmeldungen und verfügbarer Kurse wird vom VdG entschieden, wie viele und welche DFKs die Zusage für Gruppenbildung bekommen. Der Koordinator informiert per E-Mail über die vorläufige Zusage zur Teilnahme an der kommenden Edition.

Das ist neu:

• Jetzt heißt es: Gruppen bilden. Dazu müssen Kinder von den Eltern beim DFK angemeldet werden. Dies geschieht auf Formularen, die beim DFK oder Kursleiter erhältlich sind. Diese Formulare sind eben neu: Es werden nur Angaben zum Namen und Geburtsjahr des Kindes erhoben. Der DFK sammelt die Anmeldungen und bewahrt sie für die spätere Übergabe an den VdG auf.
• Die Zahl der angemeldeten Kinder wird an den Koordinator über ein elektronisches Formular online weitergeleitet. Den Zugriff auf das Online-Formular bekommt ein DFK oder ein Kursleiter über seine E-Mail.
• Nun wird entschieden, ob der DFK die endgültige Zusage zur Teilnahme an der kommenden Edition des Projekts bekommt.
• Über die Zusage werden die DFKs und ihre Kursleiter per E-Mail informiert.

Mein Tipp: Das Online-Formular funktioniert am besten, wenn Sie den Browser Chrome verwenden. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie den Koordinator des Projekts.

Wie komme ich mit den Online-Materialien zurecht?

Sämtliche Unterlagen für die Abwicklung des Samstagskurses werden dem Kursleiter bzw. seinem DFK online freigegeben. Zu diesem Zweck bekommt jeder Kursleiter über E-Mail einen Link, über den man sich jederzeit Zugriff auf diese Unterlagen verschafft.
Um mit den Unterlagen effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, diese auf den eigenen Computer herunterzuladen und in einem entsprechenden Programm zu öffnen.
So muss man zum Beispiel mit der Kopiervorlage für Diplome umgehen:

• zuerst Vorlage anschauen,
• dann Vorlage herunterladen,
• dann Vorlage öffnen.
• zum Schluss Vorlage ausdrucken.

Die einzelnen Schritte werden mit den folgenden Screens veranschaulicht:

1. Vorlage wählen

2. Vorlage anschauen und herunterladen

3. Vorlage speichern

4. Vorlage öffnen

5. Vorlage ausdrucken

Die meisten Unterlagen werden als PDF-Dateien freigegeben. Die kann man immer im kostenlosen Adobe Reader öffnen. Sorge dafür, dass dein Adobe Reader ständig aktualisiert wird. Viel Spaß beim Anklicken!

Meine Checkliste für die Abrechnung des Projekts

Dieser Eintrag wurde an die Anforderungen des Projekts ab Frühlingsedition 2017 angepasst.

Zum Abschluss jeder Edition des Projekts muss ein Samstagskurs vom Kursleiter abgerechnet werden. Genaue Hinweise zur Abrechnung des Projekts finden die Kursleiter in einem Infoblatt, das ihnen zu Beginn jeder Edition freigegeben wird. Die Informationen im Infoblatt sind verbindlich und regeln die meisten Aspekte des Projekts. Für Sonderregelungen und in Zweifelsfällen gilt: Holen Sie sich immer eine schriftliche Stellungnahme des VdG ein.

Im Folgenden ein paar Hinweise für Kursleiter und DFKs, die ihren Samstagskurs beim Veranstalter VdG abrechnen wollen.

Termine eingehalten?

Der Termin der Abrechnung steht jeweils im Infoblatt. Besonders dann, wenn die Unterlagen per Post eingesandt werden, müssen sie bis zum Abrechnungstermin beim VdG eintreffen.

Bei Ihrem persönlichen Besuch im VdG brauchen Sie jedoch einen Termin. Beachten Sie, dass das Projekt von mindestens 70 Kursleitern abgerechnet wird. Das erfordert Zeit und Zeitplanung. Deswegen sollen Sie vor Ihrem Besuch im VdG einen Termin vereinbaren. Kontaktieren Sie dafür die Buchhaltung des VdG.

Alle Kind-Anmeldungen vorhanden?

Die Zahl der Formulare, die von den Eltern unterzeichnet wurden, muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen.

Stimmen die Verwaltungsgebühren?

Die Summe der Verwaltungsgebühren muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen. Vergleichen Sie dazu die Einträge im Klassenbuch, die Kind-Anmeldungen und die Einzahlungen der Eltern.

Evaluation durchgeführt?

Sie bekommen per E-Mail ein elektronisches Formular mit einer Reihe von Fragen zur Evaluation Ihres Samstagskurses. Füllen Sie das Formular bis spätestens dem Entermin der Abrechnung der jeweiligen Edition aus. Dann wird das Formular deaktiviert.

Nach dem Ausfüllen des Formulars bekommen Sie in Ihrem Browser diese Bestätigung:

Ihre Antwort wurde gespeichert.
Ich bedanke mich für die Zusammenarbeit.
Koordinator des Projekts.

Wenn Sie Ihren Kurs mit einem zweiten Kursleiter durchgeführt haben, muss jeder von Ihnen einen separaten Evaluationsbogen ausfüllen. Sonst gilt die Regel: "ein DFK = eine Evaluation".

Das Formular ist immer in deutscher Sprache auszufüllen.

Technische Probleme?
"Ich kann manche Felder und Optionen im Formular nicht anklicken." -  Dies kann mit Ihrem Browser zusammenhängen. Wechseln Sie Ihren Browser bevorzugt zu Chrome. Vor der Nutzung des Internet Explorers oder des MS Edge wird abgeraten. In Ihrem Browser muss eventuell die Vergrößerung des Textes angepasst werden. Dazu die Taste "Ctrl" halten und am Mausrad drehen.

Immer noch unsicher?
Füllen Sie die Evaluation einmal aus, denn mehrere Versuche verfälschen das Ergebnis. Wenn Sie also den Evaluationsbogen abgeschickt haben und nicht sicher sind, ob die Evaluation gespeichert wurde, kontaktieren Sie den Koordinator. Ihre Einträge im Evaluationsbogen können genau verfolgt werden.

Fotos auf CD/DVD?

Als Dokumentation des Projekts müssen Sie 10 Fotos auf CD oder DVD brennen. Damit sollen unter anderem die Elterntreffen dokumentiert werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie maximal 10 ausgewählte Fotos vorlegen. Fotos, die auf Papier ausgedruckt wurden, sind zu diesem Zweck nicht geeignet.

Sie können Ihre Fotos auch in einem Cloud-Speicher (OneDrive, Dropbox, Google Drive o.Ä.) speichern. Von dort können Sie sie dem Koordinator des Projekts zum Downloaden freigeben. Sorgen Sie nur dafür, dass die Fotos mindestens eine Woche lang freigeschaltet bleiben, damit sie dann heruntergeladen und abgespeichert werden können. Das Brennen der Fotos auf CD/DVD übernimmt dann der Koordinator des Projekts.

Rechnungen in Ordnung?

Im Infoblatt wird explizit darauf hingewiesen, welche Einkäufe aus den Teilnahmegebühren finanziert werden können und welche Limits dafür gelten. Hoffentlich legen Sie Rechnungen vor, mit denen Sie diese Vorgaben einhalten.

Klassenbuch ordentlich ausgefüllt?

Ihre Angaben im Klassenbuch sind verbindlich: Kursdaten, Anwesenheitsliste, Themen und Unterschriften. Mit diesen Angaben dokumentieren Sie Ihre Arbeit.

Elternförderung-Teilnehmerliste vorhanden?

Mit dieser Liste muss der VdG dokumentieren, dass die Elternförderung nach den Voraussetzungen des Projekts zustande kommt. Hoffentlich konnten die Eltern beim Elterntreffen ihre Teilnahme auf geeignetem Formular mit einer Unterschrift bestätigen.

Heizungskosten in Anspruch genommen?

Jeder DFK hat Anspruch auf Rückerstattung der Heizungskosten, die im Rahmen des Projekts anfallen. Details findet man im Infoblatt. Ein DFK soll diese Leistung auf jeden Fall beim VdG bis zum Abschluss jeder Edition abholen.

Sonst noch Fragen?

Telefonnummern und E-Mail-Adressen finden Sie im Infoblatt.

Mein Samstagskurs-Terminkalender

Der Umgang mit dem Terminkalender eines Samstagskurses dürfte grundsätzlich keine Probleme darstellen. Das Kalender-Formular wird über einen Link aufgerufen, den man vom Koordinator per E-Mail bekommt. Dann öffnet sich der Kalender in einem separaten Fenster deines Webbrowsers.
Die genaue Bedienungsanleitung wird jeweils im Einführungsseminar für Kursleiter besprochen und sie steht im oberen Teil der aufgerufenen Webseite des Kalenders. Nichtsdestoweniger gibt es manchmal Zweifel - vor allem bei Kursleitern, die den Kalender zum ersten Mal bedienen, welche Angaben im Kalender gemacht werden sollen. Hier ein paar Tipps, die man eventuell beachten sollte:

1. Im Kalender geben wir nur an, wann der Samstagskurs beginnt (Datum und Uhrzeit). Es wird vorausgesetzt, dass ein Treffen dann jeweils 2,5 Stunden dauert.
2. Nach dem Ausfüllen des Kalenders immer auf "Prześlij" klicken. Erst dann bekommt man die Bestätigung, dass die Angaben gespeichert wurden.
3. Sollten Änderungen in der Planung vorkommen, dann immer den Kalender aktualisieren. - Das geht über den vorher gespeicherten Link oder über ein neues Formular, das man aus seiner E-Mail erneut aktiviert.
4. Bei technischen Problemen immer den Koordinator anrufen. So lässt sich das Problem meistens am schnellsten erklären und lösen.

Hier ein Screen-Bild mit Hinweisen zum Umgang mit den Uhrzeiten des Samstagskurses:

Kontakt

Für die Organisation des Samstagskurses ist vor Ort immer ein DFK zuständig. Der DFK stellt den Raum zur Verfügung und beauftragt den Kursleiter, der dann immer der erste Ansprechpartner für Kinder und ihre Eltern ist. Wenn du also dein Kind für einen Samstagskurs anmelden willst, dann immer bei deinem DFK nachfragen!

Für den Kursleiter und seinen DFK ist der Koordinator des Projekts der Ansprechpartner. Bei organisatorischen Fragen kann man den Koordinator per E-Mail, telefonisch oder auch über die Facebook-Fanpage erreichen.

Hier die wichtigsten Kontaktdaten:

Telefon: 783262281

E-Mail: samstagskurs@vdg.pl (ab Edition Herbst 2015)

Facebook: www.facebook.com/samstagskurs

Bastelarbeit gut geplant

In jedem Samstagskurs kann es vorkommen, dass die Kinder etwas basteln. Im Großen und Ganzen kommen die Kinder mit den meisten Aufgaben alleine gut zurecht. Es kann jedoch vorkommen, dass manche Ideen für die Kleinen zu einer besonderen Herausforderung werden: einen Apfel mit einem Schaschlikspieß durchstechen, Tonpapier durchlochen, einen Faden durchziehen, ein kleines Muster ausschneiden oder gar zwei Papierteile zusammenkleben - all diese Aufgaben erfordern feine motorische Fähigkeiten, genügend Kraft und Präzision. Und immer wieder gibt es im Samstagskurs Kinder, die es einfach nicht schaffen, ihre Bastelidee genau nach der Anleitung durchzuführen: der Apfel kann zu hart sein, die Schere ist scharf an den Kanten, das Papier zerreißt unkontrolliert und der Kleber muss unter Druck lange genug trocknen.

Unsere Kursleiter helfen gerne den Kindern bei ihren Bemühungen und unterstützen sie bei der Bastelarbeit, aber sie können es nicht bei allen 15 Kindern auf einmal tun. Und dann ist Hilfe gefragt.
Deswegen laden wir zu unserem Samstagskurs immer die Eltern ein. Es reicht, wenn 2-3 Mamas oder Papas immer dabei sind und den Kindern bei ihrer Bastelarbeit helfen. Die Anwesenheit und die Beteiligung der Eltern an dem Samstagskurs ist eins der wichtigsten Merkmale dieses Projekts. Hoffentlich können unsere Kursleiter die Eltern davon überzeugen, dass sie auch Teil dieses Projekts sind und zu dem Samstagskurs ihren Kindern zuliebe kommen.

Eine besondere Rolle wird dabei dem Kursleiter beigemessen. Er muss nämlich vorausschauend feststellen, ob die Kinder mit allen geplanten Aktivitäten fertig werden. Dabei ist zum Beispiel zu entscheiden, welche Stärke das Papier haben soll, welche Art von Kleber geeignet ist und welches Werkzeug zum Durchlochen von Papier bereitgestellt werden muss. Von diesen Entscheidungen hängt es ab, wie reibungslos und sicher die Arbeit abläuft und ob sie den Kindern wirklich Spaß macht.

Die Größe der Gruppen

Eine Gruppe des Samstagskurses besteht grundsätzlich aus 15 Kindern. Es kann natürlich vorkommen, dass gelegentlich auch mehr Kinder einen Samstagskurs besuchen wollen. In diesem Fall ist die Meinung des Kursleiters gefragt. Diese Person trägt nämlich die Hauptverantwortung für die Effizienz, Qualität, Ordnung und Sicherheit im Samstagskurs. Deshalb bleibt es jedem Kursleiter zu entscheiden, ob die Gruppe vergrößert wird. Er muss dann nämlich eine größere Gruppe managen, mehr Bastelvorlagen bereitstellen und mehr Getränke in der Pause verteilen. Wenn der Kursleiter damit einverstanden ist, kann auch die Gruppe größer werden. Ich empfehle jedoch, dass in solch einem Fall der DFK und die Eltern dafür sorgen, dass dem Kursleiter immer ein Erwachsener zur Seite steht - vor allem dann, wenn Kinder extra betreut werden sollen (etwa beim Schneiden, Stechen, Reißen, Biegen und vielen anderen Bastelaktivitäten, wo die Kinder alleine nicht ganz zurechtkommen). Also, immer den Kursleiter fragen!