Eine Edition des Samstagskurses ist bald zu Ende

Eine weitere Edition des Projekts ist bald zu Ende. Zum Abschluss des Projekts ist jeder Kurs beim VdG abzurechnen. Im Folgenden ein paar Hinweise, die für unsere KursleiterInnen bei der Abrechnung von Bedeutung sein können.

Bastelmaterial und Bewirtung - Für vernünftige Anschaffungen sorgen

Artikel, die als Bastelmaterial oder Bewirtung eingestuft werden können, wurden vor allem im Infoblatt definiert. In Zweifellsfällen kontaktieren Sie den VdG und vergewissern Sie sich, ob Sie für Ihren Samstagskurs etwas kaufen können.

Einkäufe richtig belegen

Als Beleg gelten ausschließlich "faktura" oder "rachunek", die auf VdG ausgestellt wurden. Belege wie "paragon" gelten dabei nicht. Angaben zum Ausstellen von Rechnungen finden Sie im Infoblatt. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Einkäufe in dem Zeitraum machen, in dem Sie noch Ihren Samstagskurs durchführen.

Limits für Einkäufe einhalten

Sowohl für Bastelmaterial als auch für Bewirtung gelten vorgeschriebene Limits (siehe Infoblatt). Halten Sie sie ein. Sie dürfen die Limits nicht überschreiten, andererseits sollen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Gelder möglichst voll ausnutzen.

Belege ordnungsgemäß beschreiben

Alle Belege, die Sie vorlegen, müssen auf der Rückseite beschrieben und von Ihnen unterzeichnet werden. Genaueres dazu finden Sie im Infoblatt. Auf der Vorderseite einer Rechnung dürfen die originellen Einträge weder markiert noch unterstrichen noch durchgestrichen noch beschriftet werden.

Elterntreffen dokumentieren

Dokumentieren Sie das Elterntreffen einer Teilnehmerliste unterschreiben.

Eine Vorlage der Teilnehmerliste finden Sie im Online-Ordner "Samstagskurs für Kursleiter". Legen Sie die Teilnehmerliste Ihrer Abrechnung bei.

Abrechnungstermin beachten

In jeder Edition gibt es einen festen Termin für die Abrechnung des Projekts. Den finden Sie im Samstagskurs-Terminkalender. Falls Sie Ihre Unterlagen (Rechnungen und sonstige Dokumentation)  an den VdG per Post schicken, sorgen Sie dafür, dass die Unterlagen beim VdG spätestens am Abrechnungs-Stichtag eintreffen. Beachten Sie dabei, dass die Lieferung durch die Post oder sonstige Lieferdienste schon mal länger dauern kann als geplant.

Termin für persönlichen Besuch beim VdG festlegen

Möchten Sie beim VdG persönlich vorbeikommen, die Unterlagen abgeben und den Kurs vor Ort abrechnen? Dann kontaktieren Sie den VdG und legen Sie einen Termin fest. Hier die Kontaktdaten:

E-Mail: bianka.karolkiewicz@vdg.pl
Tel.: 77 42 30 325 Durchwahl: 112

Unterlagen zusammenstellen

Alle Unterlagen, die Sie für die Abrechnung benötigen, finden Sie im Infoblatt aufgelistet. Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Dokumente und Angaben zusammenpassen, z. B.:

1. Die Zahl der angemeldeten Kinder stimmt mit der Summe der Verwaltungsgebühren überein;
2. Die Zahl der Kinder stimmt mit der Zahl der "Kind-Anmeldungen" überein;
3. Die "Kind-Anmeldungen" stimmen mit Ihren Einträgen im Klassenbuch überein.

Verwaltungsgebühren abrechnen

Wenn Sie Ihre Abrechnung persönlich beim VdG machen, können Sie die Restgelder beim VdG an der Kasse einzahlen. Wenn Sie die Abrechnung per Post einsenden, warten Sie auf eine E-Mail-Nachricht mit genauen Hinweisen zum weiteren Vorgehen. Sie werden die Restgelder dann auf das Konto von VdG überweisen müssen. Die Kontonummer erhalten Sie dann per E-Mail.

Den Samstagskurs als KursleiterIn evaluieren

Zur Evaluation des Projekts bekommen Sie vom Koordinator einen Link zum elektronischen Evaluationsbogen.

Evaluation bei den Eltern

Zum Abschluss des Projekts ist der Samstagskurs auch durch die Eltern zu evaluieren. Zu diesem Zweck erhielten Sie Fragebögen, die von den Eltern ausgefüllt werden. Die Fragebögen legen Sie Ihrer Abrechnung bei. Die Ergebnisse der Evaluation (die Gesamtzahl der einzelnen Antworten) tragen Sie in ein Online-Formular ein, das Sie vom Koordinator bekommen.

Hat Ihr DFK die Heizungs- und Energiekosten in Anspruch genommen?

Ihr DFK kann die Heizungs- und Energiekosten, bei beim Samstagskurs anfallen, zurückerstattet bekommen. Informieren Sie Ihren DFK, dass diese Kosten für eine Edition des Projekts ausschließlich bis zum Abschluss des Projekts ausgezahlt werden können. Dafür muss aber ein DFK-Vertreter persönlich beim VdG mit einem DFK-Stempel erscheinen, um die Kostenerstattung zu bestätigen. In Sonderfällen kontaktieren Sie oder Ihr DFK die Buchhaltung des VdG.

Eine weitere Edition des Samstagskurses - Worauf muss sich ein DFK einstellen?

Der DFK ist Veranstalter des Projekts vor Ort. Er sorgt für Räumlichkeiten, Ausstattung des Kursraums und Anwerbung der Kinder. Er beauftragt auch eine Kursleiterin oder einen Kursleiter. Die Vertreter des DFKs sind unmittelbare Kontaktpersonen für die Eltern, die ihre Kinder zum Samstagskurs anmelden wollen. Hierbei muss der DFK einiges beachten:

Räumlichkeiten

Grundsätzlich soll ein Samstagskurs im Sitz des DFKs stattfinden. Der Gedanke dabei ist nämlich, dass die Kinder des Samstagskurses eine Beziehung zu ihrem DFK aufbauen und dass der DFK dadurch für die Mitglieder der deutschen Volksgruppe aus der nächsten Umgebung zum Anlaufpunkt wird.
Nicht immer ermöglichen jedoch die Bedingungen in der Begegnungsstätte die Durchführung eines Samstagskurses. Dann sucht sich ein DFK einen Raum in einer lokalen Schule, einem Kindergarten oder Kulturhaus. Dies ist jedoch als eine Notlösung zu betrachten. Die Samstagskurs-Räume sollen auf jeden Fall entsprechend gekennzeichnet werden (mit Samstagskurs-Plakaten, DFK-Schildern o. Ä.), und die Kinder sollen das Gefühl bekommen, dass der Samstagskurs-Raum wirklich mit ihrem DFK in Verbindung steht. Erreichen kann man das z. B. durch das Aushängen von Kinder-Arbeiten im Kursraum und die Anwesenheit der DFK-Vertreter in jedem Samstagskurs.

Ausstattung des Kursraums

Für die Durchführung des Samstagskurses werden keine besonderen Gerätschaften benötigt. Der Kursraum muss jedoch kindgerecht ausgelegt werden: Platz zum Spielen und Platz zum Basteln sind dabei zwei Hauptvoraussetzungen. Sehr vorteilhaft ist es, wenn im Kursraum ein Teppich bzw. ein sauberer Teppichboden vorhanden sind. Die Kinder im Grundschulalter verbringen doch viel Zeit beim Lernen im Schneidersitz und beim Herumtoben auf dem Boden. Da Musik in Samstagskursen eine wichtige Rolle spielt, wird der Kursleiter einen CD-Player bzw. einen Laptop mit Lautsprechern gut gebrauchen können. Der Kursleiter freut sich bestimmt auch über ein Schränkchen, wo er seine Bastelsachen ablegen kann, einen Kopierer und einen Farbdrucker. Internetzugang ergänzt diesen Wunschkatalog.

Anmeldung des DFKs und der Kinder zum Projekt Samstagskurs

Jeder DFK ernennt eine Person, die für die Koordination des Projekts vor Ort zuständig ist. Diese Person nimmt Kontakt mit dem Samstagskurs-Koordinator auf, sorgt für termingerechte Anmeldung des DFKs beim VdG, macht lokal Werbung für das Projekt, druckt Anmeldeformulare aus und verteilt sie unter den Eltern und sammelt alle Angaben über die Größe der Gruppe, die dann an den VdG weitergeleitet werden. Er ist Ansprechpartner für alle Fragen, die im Laufe des Projekts seitens der Eltern eingehen. Deshalb ist es wichtig, wie er die Ziele und Inhalte des Projekts gegenüber den Eltern kommuniziert. Dabei gilt es zu erinnern:

• Samstagskurs ist nicht nur ein Sprachkurs, sondern auch ein Projekt mit Inhalten aus der Geschichte, Identität, Kultur der deutschen Minderheit,
• Samstagskurs vereint die lokale Gemeinschaft der deutschen Volksgruppe,
• Die Eltern beteiligen sich an der Vorbereitung und Durchführung der Samstagskurse,
• Die Samstagskurs-Sprache ist Deutsch.

Termine

Er empfiehlt sich, vor dem Projektantritt die Terminplanung des Projekts genau zu studieren. Das soll nicht nur der DFK tun, sondern auch der Kursleiter, der dann 10 Samstage lang zur Verfügung stehen muss. Studieren Sie deshalb den Terminkalender des Projekts und überlegen Sie im Vorfeld, ob der DFK in der gesamten Edition über einen Raum verfügt und ob der Kursleiter an zehn ausgewählten Samstagen den Kurs leiten kann. Beachten Sie, dass die Samstagskurse immer samstags stattfinden. Die genaue Uhrzeit können Sie zusammen mit den Eltern festlegen. In den meisten DFKs finden die Samstagskurse jedoch vormittags statt.

Zum Samstagskurs-Terminkalender lesen Sie den Blogeintrag "Termine".

Kursleiter

Im Hinblick auf die Ziele und Inhalte des Projekts ist der Kursleiter der Hauptakteur des Projekts. Von ihm wird es abhängen, wie erfolgreich das Projekt im DFK durchgeführt wird. Deswegen soll ein DFK diese Aufgabe einer Person anvertrauen, die vor allem über sehr gute Deutschkenntnisse verfügt - fließend und akzentfrei Deutsch spricht - und dabei eine Kindergruppe didaktisch und pädagogisch managen kann. Statt Zertifikaten und Diplomen eines Kandidaten für die Rolle des Kursleiters sind viel mehr Erfahrung in Arbeit mit Kindern und sicherer Umgang mit der deutschen Sprache gefragt.

Samstagskurs für DFKs - Anmeldeformulare

Willst du deinen DFK zum Projekt Samstagskurs anmelden? Mit dem Start jeder Edition wird ein Formular freigegeben, auf dem ein DFK anzumelden ist. Den Zugang zu diesem Formular findest du unter diesem Link: Samstagskurs für DFKs

Im Formular findest du Adressen, an die man das Formular absenden kann. Beachte auch den Termin zum Anmelden des DFKs. Der steht auch im Formular.

Mehr zum Umgang mit Online-Unterlagen unter Wie komme ich mit den Online-Materialien zurecht? und Elektronisch anmelden

Elektronisch anmelden

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie man den DFK zum Projekt anmeldet. Es geht natürlich traditionell (per Post, per Fax oder persönlich), man kann aber auch die Anmeldung per E-Mail schicken. In den meisten Fällen sieht die Prozedur jedoch so aus:

• Formular downloaden,
• Formular ausdrucken,
• Formular ausfüllen, unterzeichnen und abstempeln,
• Formular einscannen,
• Formular absenden.

Wenn Sie drei von diesen Schritten gewissermaßen überspringen und ein bisschen Papier und Druckertinte sparen wollen, können Sie das Formular auch elektronisch ausfüllen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Video:

SK-Aufnahmeprozedur im Frühling 2016 - keine Teilnehmerlisten erforderlich

Ab Frühlingsedition 2016 werden für die Samstagskurse keine Teilnehmerlisten mehr erstellt. Dies ist eine Regelung, die das Anmelden der teilnehmenden Kinder erleichtern soll. Deswegen gilt ab Edition Frühling 2016 die folgende neue Prozedur:

Das bleibt unverändert:

• Sobald das Aufnahmeverfahren beginnt, bekommen alle Kontaktpersonen per E-Mail eine Info mit notwendigen Formularen zum Anmelden des DFKs für die kommende Edition des Projekts.
• Der DFK meldet sich beim VdG zum Projekt an. Abhängig von der Zahl der Anmeldungen und verfügbarer Kurse wird vom VdG entschieden, wie viele und welche DFKs die Zusage für Gruppenbildung bekommen. Der Koordinator informiert per E-Mail über die vorläufige Zusage zur Teilnahme an der kommenden Edition.

Das ist neu:

• Jetzt heißt es: Gruppen bilden. Dazu müssen Kinder von den Eltern beim DFK angemeldet werden. Dies geschieht auf Formularen, die beim DFK oder Kursleiter erhältlich sind. Diese Formulare sind eben neu: Es werden nur Angaben zum Namen und Geburtsjahr des Kindes erhoben. Der DFK sammelt die Anmeldungen und bewahrt sie für die spätere Übergabe an den VdG auf.
• Die Zahl der angemeldeten Kinder wird an den Koordinator über ein elektronisches Formular online weitergeleitet. Den Zugriff auf das Online-Formular bekommt ein DFK oder ein Kursleiter über seine E-Mail.
• Nun wird entschieden, ob der DFK die endgültige Zusage zur Teilnahme an der kommenden Edition des Projekts bekommt.
• Über die Zusage werden die DFKs und ihre Kursleiter per E-Mail informiert.

Mein Tipp: Das Online-Formular funktioniert am besten, wenn Sie den Browser Chrome verwenden. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie den Koordinator des Projekts.

Wie komme ich mit den Online-Materialien zurecht?

Sämtliche Unterlagen für die Abwicklung des Samstagskurses werden dem Kursleiter bzw. seinem DFK online freigegeben. Zu diesem Zweck bekommt jeder Kursleiter über E-Mail einen Link, über den man sich jederzeit Zugriff auf diese Unterlagen verschafft.
Um mit den Unterlagen effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, diese auf den eigenen Computer herunterzuladen und in einem entsprechenden Programm zu öffnen.
So muss man zum Beispiel mit der Kopiervorlage für Diplome umgehen:

• zuerst Vorlage anschauen,
• dann Vorlage herunterladen,
• dann Vorlage öffnen.
• zum Schluss Vorlage ausdrucken.

Die einzelnen Schritte werden mit den folgenden Screens veranschaulicht:

1. Vorlage wählen

2. Vorlage anschauen und herunterladen

3. Vorlage speichern

4. Vorlage öffnen

5. Vorlage ausdrucken

Die meisten Unterlagen werden als PDF-Dateien freigegeben. Die kann man immer im kostenlosen Adobe Reader öffnen. Sorge dafür, dass dein Adobe Reader ständig aktualisiert wird. Viel Spaß beim Anklicken!

Meine Checkliste für die Abrechnung des Projekts

Dieser Eintrag wurde an die Anforderungen des Projekts ab Frühlingsedition 2017 angepasst.

Zum Abschluss jeder Edition des Projekts muss ein Samstagskurs vom Kursleiter abgerechnet werden. Genaue Hinweise zur Abrechnung des Projekts finden die Kursleiter in einem Infoblatt, das ihnen zu Beginn jeder Edition freigegeben wird. Die Informationen im Infoblatt sind verbindlich und regeln die meisten Aspekte des Projekts. Für Sonderregelungen und in Zweifelsfällen gilt: Holen Sie sich immer eine schriftliche Stellungnahme des VdG ein.

Im Folgenden ein paar Hinweise für Kursleiter und DFKs, die ihren Samstagskurs beim Veranstalter VdG abrechnen wollen.

Termine eingehalten?

Der Termin der Abrechnung steht jeweils im Infoblatt. Besonders dann, wenn die Unterlagen per Post eingesandt werden, müssen sie bis zum Abrechnungstermin beim VdG eintreffen.

Bei Ihrem persönlichen Besuch im VdG brauchen Sie jedoch einen Termin. Beachten Sie, dass das Projekt von mindestens 70 Kursleitern abgerechnet wird. Das erfordert Zeit und Zeitplanung. Deswegen sollen Sie vor Ihrem Besuch im VdG einen Termin vereinbaren. Kontaktieren Sie dafür die Buchhaltung des VdG.

Alle Kind-Anmeldungen vorhanden?

Die Zahl der Formulare, die von den Eltern unterzeichnet wurden, muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen.

Stimmen die Verwaltungsgebühren?

Die Summe der Verwaltungsgebühren muss mit der Zahl der angemeldeten Kinder übereinstimmen. Vergleichen Sie dazu die Einträge im Klassenbuch, die Kind-Anmeldungen und die Einzahlungen der Eltern.

Evaluation durchgeführt?

Sie bekommen per E-Mail ein elektronisches Formular mit einer Reihe von Fragen zur Evaluation Ihres Samstagskurses. Füllen Sie das Formular bis spätestens dem Entermin der Abrechnung der jeweiligen Edition aus. Dann wird das Formular deaktiviert.

Nach dem Ausfüllen des Formulars bekommen Sie in Ihrem Browser diese Bestätigung:

Ihre Antwort wurde gespeichert.
Ich bedanke mich für die Zusammenarbeit.
Koordinator des Projekts.

Wenn Sie Ihren Kurs mit einem zweiten Kursleiter durchgeführt haben, muss jeder von Ihnen einen separaten Evaluationsbogen ausfüllen. Sonst gilt die Regel: "ein DFK = eine Evaluation".

Das Formular ist immer in deutscher Sprache auszufüllen.

Technische Probleme?
"Ich kann manche Felder und Optionen im Formular nicht anklicken." -  Dies kann mit Ihrem Browser zusammenhängen. Wechseln Sie Ihren Browser bevorzugt zu Chrome. Vor der Nutzung des Internet Explorers oder des MS Edge wird abgeraten. In Ihrem Browser muss eventuell die Vergrößerung des Textes angepasst werden. Dazu die Taste "Ctrl" halten und am Mausrad drehen.

Immer noch unsicher?
Füllen Sie die Evaluation einmal aus, denn mehrere Versuche verfälschen das Ergebnis. Wenn Sie also den Evaluationsbogen abgeschickt haben und nicht sicher sind, ob die Evaluation gespeichert wurde, kontaktieren Sie den Koordinator. Ihre Einträge im Evaluationsbogen können genau verfolgt werden.

Fotos auf CD/DVD?

Als Dokumentation des Projekts müssen Sie 10 Fotos auf CD oder DVD brennen. Damit sollen unter anderem die Elterntreffen dokumentiert werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie maximal 10 ausgewählte Fotos vorlegen. Fotos, die auf Papier ausgedruckt wurden, sind zu diesem Zweck nicht geeignet.

Sie können Ihre Fotos auch in einem Cloud-Speicher (OneDrive, Dropbox, Google Drive o.Ä.) speichern. Von dort können Sie sie dem Koordinator des Projekts zum Downloaden freigeben. Sorgen Sie nur dafür, dass die Fotos mindestens eine Woche lang freigeschaltet bleiben, damit sie dann heruntergeladen und abgespeichert werden können. Das Brennen der Fotos auf CD/DVD übernimmt dann der Koordinator des Projekts.

Rechnungen in Ordnung?

Im Infoblatt wird explizit darauf hingewiesen, welche Einkäufe aus den Teilnahmegebühren finanziert werden können und welche Limits dafür gelten. Hoffentlich legen Sie Rechnungen vor, mit denen Sie diese Vorgaben einhalten.

Klassenbuch ordentlich ausgefüllt?

Ihre Angaben im Klassenbuch sind verbindlich: Kursdaten, Anwesenheitsliste, Themen und Unterschriften. Mit diesen Angaben dokumentieren Sie Ihre Arbeit.

Elternförderung-Teilnehmerliste vorhanden?

Mit dieser Liste muss der VdG dokumentieren, dass die Elternförderung nach den Voraussetzungen des Projekts zustande kommt. Hoffentlich konnten die Eltern beim Elterntreffen ihre Teilnahme auf geeignetem Formular mit einer Unterschrift bestätigen.

Heizungskosten in Anspruch genommen?

Jeder DFK hat Anspruch auf Rückerstattung der Heizungskosten, die im Rahmen des Projekts anfallen. Details findet man im Infoblatt. Ein DFK soll diese Leistung auf jeden Fall beim VdG bis zum Abschluss jeder Edition abholen.

Sonst noch Fragen?

Telefonnummern und E-Mail-Adressen finden Sie im Infoblatt.